Als ondernemer hoef je het jezelf niet moeilijker te maken dan nodig is.
Een goede tool op het juiste moment kan het verschil maken tussen chaos en controle. En geloof me: ik heb er inmiddels héél wat getest – zowel voor mezelf als voor mijn klanten én team.
In deze blog deel ik mijn favoriete tools die jouw workflow niet alleen overzichtelijk maken, maar ook super VA-proof zijn.
Want als je met een virtual assistant werkt (of dat in de toekomst wilt), is het slim om je processen daar alvast op af te stemmen.
1. Documentbeheer: Google Drive of Notion
Voor het centraal opslaan van documenten, overzichten, templates en checklists.
🩷 VA-tip: Maak vaste mappen aan per klant/project en gebruik duidelijke bestandsnamen. Zo kan een VA snel en zelfstandig werken zonder steeds te hoeven vragen waar iets staat.
2. Taken & planning: ClickUp of Trello
Voor het structureren van je to do’s, terugkerende taken en projectflows.
🩷 VA-tip: Gebruik labels en checklists voor terugkerende taken (bijvoorbeeld facturen versturen, content plannen). Geef je VA toegang tot gedeelde borden of werkruimtes.
3. Mail & communicatie: Gmail + labels of Spark
Voor een georganiseerde inbox en duidelijke opvolging van acties.
🩷 VA-tip: Gebruik labels zoals Actie nodig, Wachten op antwoord, Afgehandeld. Je VA kan dan precies zien wat er nog openstaat en jij houdt overzicht zonder eindeloos te scrollen.
4. Facturatie & administratie: Moneybird of Exact online of Quickbooks
Voor offertes, facturen, btw-overzicht en inkomende bonnetjes.
🩷 VA-tip: Geef je VA beperkte toegang zodat ze jouw administratie kan bijhouden, zonder dat ze bij je bankgegevens hoeft. Laat ook workflows automatiseren (bijv. herinneringen bij openstaande facturen).
5. Tijdregistratie: Toggl of Clockify
Voor het bijhouden van je tijd (en die van je VA), zodat je weet waar je winst (of tijdverlies) zit.
🩷 VA-tip: Laat je VA haar uren loggen per taak of klant. Dit geeft inzicht in hoeveel tijd bepaalde processen kosten – handig voor facturatie én optimalisatie.
Bonus: Automatiseringstools
🩷 Tools als Zapier of Make koppelen verschillende systemen aan elkaar. Denk aan: nieuwe klant in je boekhoudtool = automatisch een mapje in Drive + taak in ClickUp + welkomstmail.
Een VA kan je helpen dit op te zetten – scheelt je zóveel handmatig werk.
Een goede tool is er niet om je extra werk te geven – maar om dingen slimmer, sneller en overzichtelijker te maken.
Of je nu solo werkt of samenwerkt met een VA: deze tools helpen je naar meer rust, structuur en focus.