Je opent je mailbox en… zucht. 127 ongelezen berichten. Drie gemiste facturen. En ergens daar tussenin dat ene belangrijke mailtje van een potentiële klant. Herkenbaar? Je bent niet de enige.
Veel vrouwelijke ondernemers laten hun inbox langzaam vollopen.
Niet omdat ze ongeorganiseerd zijn, maar omdat hun mailbox geen prioriteit krijgt in de chaos van alledag.
En voor je het weet, is het een rommelige verzamelbak vol stress.
Goed nieuws: met een slimme aanpak heb jij binnen één uur weer grip op je inbox. Echt waar. Hieronder leg ik je stap voor stap uit hoe.
Stap 1: Zet je notificaties uit (2 minuten)
Yes, echt. Elke melding zorgt voor afleiding. Zet ze uit zodat jij vanaf nu zélf bepaalt wanneer je met je mail werkt – en niet andersom.
Stap 2: Archiveer alles ouder dan 2 weken (5 minuten)
Wees eerlijk: als je het nu nog niet hebt beantwoord, is de kans groot dat het óf niet meer relevant is, óf vanzelf nog wel een keer terugkomt.
We beginnen met een schone lei. Gooi niks weg, maar archiveer het. Adempauze. Je inbox is nu klaar voor de reset.
Stap 3: Maak 3 slimme mappen aan (5 minuten)
Gebruik bijvoorbeeld deze structuur:
- Actie nodig – dingen die je nog moet doen of beantwoorden.
- Wachten op reactie – mails waar je op een antwoord wacht.
- Ter info – dingen die je wil bewaren, maar niet direct actie vereisen.
Simpel, maar doeltreffend.
Stap 4: Werk je inbox door in blokjes (30 minuten)
Neem nu 30 minuten om je meest recente mails door te lopen:
- Kan je het in 2 minuten beantwoorden? Doe het meteen.
- Duurt het langer? Verplaats het naar ‘Actie nodig’.
- Gaat het om info of een afwachting? In de juiste map ermee.
Werk niet chronologisch, maar begin met de belangrijkste mails. Jij bepaalt wat dat is.
Stap 5: Plan vaste mailmomenten in (5 minuten)
Kies 1 of 2 momenten per dag waarop je je mail checkt – en houd je eraan.
Geen losse flodders meer tussendoor, maar gerichte focus.
Bonus: Houd het overzichtelijk met deze tips
- Gebruik labels of kleurtjes om snel te zien wat prioriteit heeft.
- Stel snelle reacties in voor standaardantwoorden.
- Overweeg een tool als Spark of Superhuman als je veel e-mailt en méér controle wilt.
Tot slot
Een opgeruimde mailbox geeft rust in je hoofd én ruimte in je dag. En dat voel je meteen – in je energie én in je onderneming.
Vind je het lastig om dit soort systemen vast te houden? In mijn e-book deel ik nog veel meer praktische stappen om je administratie, planning en processen strak te trekken.