by Admin | apr 30, 2025 | Productiviteit
Als ondernemer hoef je het jezelf niet moeilijker te maken dan nodig is.
Een goede tool op het juiste moment kan het verschil maken tussen chaos en controle. En geloof me: ik heb er inmiddels héél wat getest – zowel voor mezelf als voor mijn klanten én team.
In deze blog deel ik mijn favoriete tools die jouw workflow niet alleen overzichtelijk maken, maar ook super VA-proof zijn.
Want als je met een virtual assistant werkt (of dat in de toekomst wilt), is het slim om je processen daar alvast op af te stemmen.
1. Documentbeheer: Google Drive of Notion
Voor het centraal opslaan van documenten, overzichten, templates en checklists.
🩷 VA-tip: Maak vaste mappen aan per klant/project en gebruik duidelijke bestandsnamen. Zo kan een VA snel en zelfstandig werken zonder steeds te hoeven vragen waar iets staat.
2. Taken & planning: ClickUp of Trello
Voor het structureren van je to do’s, terugkerende taken en projectflows.
🩷 VA-tip: Gebruik labels en checklists voor terugkerende taken (bijvoorbeeld facturen versturen, content plannen). Geef je VA toegang tot gedeelde borden of werkruimtes.
3. Mail & communicatie: Gmail + labels of Spark
Voor een georganiseerde inbox en duidelijke opvolging van acties.
🩷 VA-tip: Gebruik labels zoals Actie nodig, Wachten op antwoord, Afgehandeld. Je VA kan dan precies zien wat er nog openstaat en jij houdt overzicht zonder eindeloos te scrollen.
4. Facturatie & administratie: Moneybird of Exact online of Quickbooks
Voor offertes, facturen, btw-overzicht en inkomende bonnetjes.
🩷 VA-tip: Geef je VA beperkte toegang zodat ze jouw administratie kan bijhouden, zonder dat ze bij je bankgegevens hoeft. Laat ook workflows automatiseren (bijv. herinneringen bij openstaande facturen).
5. Tijdregistratie: Toggl of Clockify
Voor het bijhouden van je tijd (en die van je VA), zodat je weet waar je winst (of tijdverlies) zit.
🩷 VA-tip: Laat je VA haar uren loggen per taak of klant. Dit geeft inzicht in hoeveel tijd bepaalde processen kosten – handig voor facturatie én optimalisatie.
Bonus: Automatiseringstools
🩷 Tools als Zapier of Make koppelen verschillende systemen aan elkaar. Denk aan: nieuwe klant in je boekhoudtool = automatisch een mapje in Drive + taak in ClickUp + welkomstmail.
Een VA kan je helpen dit op te zetten – scheelt je zóveel handmatig werk.
Een goede tool is er niet om je extra werk te geven – maar om dingen slimmer, sneller en overzichtelijker te maken.
Of je nu solo werkt of samenwerkt met een VA: deze tools helpen je naar meer rust, structuur en focus.
by Admin | apr 23, 2025 | Administratie, Financiën, Organisatie, Productiviteit
“Mijn administratie? Daar moet ik echt nog iets mee…”
Dat hoor ik zó vaak van ondernemers. En ik snap het. Je startte je bedrijf om te doen waar je goed in bent – niet om in mapjes, facturen en mails te duiken.
Maar eerlijk is eerlijk: een rommelige administratie kost je niet alleen tijd, maar ook energie, overzicht én uiteindelijk… geld.
Structuur klinkt misschien saai, maar het is stiekem je geheime superpower als ondernemer.
Laat me je uitleggen waarom.
Chaos kost geld – letterlijk
Stel je voor: je mist een betaling omdat je factuur ergens in een verwaarloosde map zit. Of je bent uren bezig met het terugzoeken van bonnetjes voor de btw-aangifte.
Tijd = geld. En tijd verspillen aan zoeken, vergeten en corrigeren… dat voelt zonde, toch?
Een goede structuur voorkomt dit. Het zorgt ervoor dat je grip hebt – op je inkomsten, je uitgaven, je deadlines en je focus.
3 redenen waarom structuur werkt (en wat het je oplevert)
1. Rust in je hoofd
Als je weet waar alles staat, wat er moet gebeuren en wanneer, dan hoef je daar niet meer over te piekeren. Geen losse eindjes in je hoofd = meer mentale ruimte voor creativiteit en groei.
2. Sneller werken = meer tijd voor klanten
Een gestroomlijnd systeem betekent minder zoeken, minder schakelen en minder frustratie. Dat betekent meer tijd voor de dingen waar je écht goed in bent (en die omzet opleveren).
3. Professionele uitstraling
Een ondernemer die haar zaken op orde heeft? Daar wil je mee werken. Klanten merken het als jij snel reageert, facturen netjes aanlevert en je afspraken nakomt. Structuur straalt betrouwbaarheid uit.
Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van mij – een creatieve ondernemer – had elke maand stress van haar administratie. Ze vergat facturen te sturen, had geen idee wat er nog openstond en had altijd het gevoel dat ze “achter de feiten aanliep”.
Samen brachten we structuur aan: een goed facturatiesysteem, duidelijke mappenstructuur en vaste administratiemomenten.
Na een paar weken zei ze:
“Ik voel me zóveel lichter. En ik heb eindelijk overzicht in mijn financiën – ik weet nu zelfs hoeveel ik aan mezelf kan uitkeren!”
Dát is de kracht van structuur.
by Admin | apr 16, 2025 | Productiviteit
Je opent je mailbox en… zucht. 127 ongelezen berichten. Drie gemiste facturen. En ergens daar tussenin dat ene belangrijke mailtje van een potentiële klant. Herkenbaar? Je bent niet de enige.
Veel vrouwelijke ondernemers laten hun inbox langzaam vollopen.
Niet omdat ze ongeorganiseerd zijn, maar omdat hun mailbox geen prioriteit krijgt in de chaos van alledag.
En voor je het weet, is het een rommelige verzamelbak vol stress.
Goed nieuws: met een slimme aanpak heb jij binnen één uur weer grip op je inbox. Echt waar. Hieronder leg ik je stap voor stap uit hoe.
Stap 1: Zet je notificaties uit (2 minuten)
Yes, echt. Elke melding zorgt voor afleiding. Zet ze uit zodat jij vanaf nu zélf bepaalt wanneer je met je mail werkt – en niet andersom.
Stap 2: Archiveer alles ouder dan 2 weken (5 minuten)
Wees eerlijk: als je het nu nog niet hebt beantwoord, is de kans groot dat het óf niet meer relevant is, óf vanzelf nog wel een keer terugkomt.
We beginnen met een schone lei. Gooi niks weg, maar archiveer het. Adempauze. Je inbox is nu klaar voor de reset.
Stap 3: Maak 3 slimme mappen aan (5 minuten)
Gebruik bijvoorbeeld deze structuur:
- Actie nodig – dingen die je nog moet doen of beantwoorden.
- Wachten op reactie – mails waar je op een antwoord wacht.
- Ter info – dingen die je wil bewaren, maar niet direct actie vereisen.
Simpel, maar doeltreffend.
Stap 4: Werk je inbox door in blokjes (30 minuten)
Neem nu 30 minuten om je meest recente mails door te lopen:
- Kan je het in 2 minuten beantwoorden? Doe het meteen.
- Duurt het langer? Verplaats het naar ‘Actie nodig’.
- Gaat het om info of een afwachting? In de juiste map ermee.
Werk niet chronologisch, maar begin met de belangrijkste mails. Jij bepaalt wat dat is.
Stap 5: Plan vaste mailmomenten in (5 minuten)
Kies 1 of 2 momenten per dag waarop je je mail checkt – en houd je eraan.
Geen losse flodders meer tussendoor, maar gerichte focus.
Bonus: Houd het overzichtelijk met deze tips
- Gebruik labels of kleurtjes om snel te zien wat prioriteit heeft.
- Stel snelle reacties in voor standaardantwoorden.
- Overweeg een tool als Spark of Superhuman als je veel e-mailt en méér controle wilt.
Tot slot
Een opgeruimde mailbox geeft rust in je hoofd én ruimte in je dag. En dat voel je meteen – in je energie én in je onderneming.
Vind je het lastig om dit soort systemen vast te houden? In mijn e-book deel ik nog veel meer praktische stappen om je administratie, planning en processen strak te trekken.
👉 naar het e-book
