by Admin | apr 23, 2025 | Administratie, Financiën, Organisatie, Productiviteit
“Mijn administratie? Daar moet ik echt nog iets mee…”
Dat hoor ik zó vaak van ondernemers. En ik snap het. Je startte je bedrijf om te doen waar je goed in bent – niet om in mapjes, facturen en mails te duiken.
Maar eerlijk is eerlijk: een rommelige administratie kost je niet alleen tijd, maar ook energie, overzicht én uiteindelijk… geld.
Structuur klinkt misschien saai, maar het is stiekem je geheime superpower als ondernemer.
Laat me je uitleggen waarom.
Chaos kost geld – letterlijk
Stel je voor: je mist een betaling omdat je factuur ergens in een verwaarloosde map zit. Of je bent uren bezig met het terugzoeken van bonnetjes voor de btw-aangifte.
Tijd = geld. En tijd verspillen aan zoeken, vergeten en corrigeren… dat voelt zonde, toch?
Een goede structuur voorkomt dit. Het zorgt ervoor dat je grip hebt – op je inkomsten, je uitgaven, je deadlines en je focus.
3 redenen waarom structuur werkt (en wat het je oplevert)
1. Rust in je hoofd
Als je weet waar alles staat, wat er moet gebeuren en wanneer, dan hoef je daar niet meer over te piekeren. Geen losse eindjes in je hoofd = meer mentale ruimte voor creativiteit en groei.
2. Sneller werken = meer tijd voor klanten
Een gestroomlijnd systeem betekent minder zoeken, minder schakelen en minder frustratie. Dat betekent meer tijd voor de dingen waar je écht goed in bent (en die omzet opleveren).
3. Professionele uitstraling
Een ondernemer die haar zaken op orde heeft? Daar wil je mee werken. Klanten merken het als jij snel reageert, facturen netjes aanlevert en je afspraken nakomt. Structuur straalt betrouwbaarheid uit.
Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van mij – een creatieve ondernemer – had elke maand stress van haar administratie. Ze vergat facturen te sturen, had geen idee wat er nog openstond en had altijd het gevoel dat ze “achter de feiten aanliep”.
Samen brachten we structuur aan: een goed facturatiesysteem, duidelijke mappenstructuur en vaste administratiemomenten.
Na een paar weken zei ze:
“Ik voel me zóveel lichter. En ik heb eindelijk overzicht in mijn financiën – ik weet nu zelfs hoeveel ik aan mezelf kan uitkeren!”
Dát is de kracht van structuur.
by Admin | apr 9, 2025 | Administratie
Peppol. Misschien heb je er al eens van gehoord in een nieuwsbrief van je boekhoudprogramma of bij het opstellen van een factuur. Maar wat is het precies, en moet jij er als ondernemer echt iets mee?
Het korte antwoord? Ja. En wel sneller dan je denkt. Want vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Hoog tijd dus om je erin te verdiepen.
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd netwerk waarmee je elektronische facturen rechtstreeks en automatisch kunt versturen en ontvangen. Geen pdf’jes meer per mail, maar een gestandaardiseerde e-factuur die automatisch in het boekhoudsysteem van je klant terechtkomt.
Het systeem is ontworpen om sneller, veiliger en efficiënter te factureren, zonder handmatige tussenstappen.
Waarom is Peppol belangrijk voor jou als ondernemer?
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen elektronisch en gestructureerd worden verzonden. En dat gebeurt via een platform zoals Peppol.
Wat dat voor jou betekent?
✔️ Wettelijke verplichting vanaf 2026 – Je bent verplicht om e-facturen te gebruiken voor zakelijke klanten met btw-nummer.
✔️ Minder fouten en sneller betaald – E-facturen worden automatisch ingelezen in het boekhoudsysteem van je klant.
✔️ Tijdswinst – Geen gedoe meer met pdf’s, verkeerde bijlagen of manueel overtypen.
✔️ Professionele uitstraling – Je administratie is future-proof en gestructureerd.
✔️ Al verplicht bij overheden – Werk je met steden, gemeenten of andere overheden? Dan is Peppol nú al de standaard.
Hoe gebruik je Peppol?
Het goede nieuws: je hoeft geen nieuw systeem aan te schaffen. De meeste boekhoudprogramma’s in België (zoals Yuki, Exact, Billit, Octopus, enzovoort) zijn al aangesloten op het Peppol-netwerk.
Zo ga je aan de slag:
- Controleer of jouw boekhoudprogramma Peppol ondersteunt.
De meeste moderne tools doen dit standaard.
- Activeer je Peppol-profiel.
Vaak moet je enkel je ondernemingsnummer koppelen of een optie aanzetten.
- Stuur je eerste e-factuur via Peppol.
Factureer je aan een klant met een btw-nummer? Dan kan dit al meteen relevant zijn.
- Informeer je klanten.
Laat hen weten dat je overstapt naar elektronische facturatie.
Voor wie is Peppol relevant?
- Zelfstandige ondernemers die professioneel willen factureren
- Dienstverleners met zakelijke klanten of overheden
- KMO’s die klaar willen zijn voor de wettelijke verplichting
- Iedereen die tijd en frustratie wil besparen bij de administratie
Waarom nu al overstappen?
Misschien lijkt 2026 nog ver weg, maar een goede voorbereiding loont.
Door nu al over te stappen op Peppol:
✅ Ben je in orde vóór de deadline
✅ Leer je rustig werken met e-facturatie
✅ Kan je klanten adviseren of ondersteunen
✅ Straal je vertrouwen en professionaliteit uit
Conclusie
Peppol is meer dan een handige tool – het wordt binnenkort de standaard. Door nu al te starten met elektronische facturatie via Peppol, werk je efficiënter én ben je voorbereid op de nieuwe regelgeving.
by Admin | mrt 20, 2025 | Administratie
Als ondernemer ben je vaak bezig met honderd-en-één dingen tegelijk.
Tussen klantafspraken, productontwikkeling en marketing door moet je ook nog je administratie op orde houden. En dat is precies waar het vaak misgaat.
Veel ondernemers verliezen kostbare tijd (en geld!) door veelgemaakte administratieve fouten. In deze blog bespreek ik de vijf meest voorkomende valkuilen en hoe je ze eenvoudig voorkomt.
1. Geen gestructureerd systeem voor documenten en e-mails
Een overvolle inbox en een rommelige computer zorgen voor stress en tijdverspilling. Belangrijke bestanden terugvinden of snel reageren op e-mails wordt een uitdaging als er geen duidelijke structuur is.
✅ Oplossing: Werk met vaste mappenstructuren, duidelijke bestandsnamen en labels voor je e-mails. Gebruik een tool zoals Google Drive of Dropbox om documenten goed te organiseren.
2. Te laat factureren en slechte opvolging van betalingen
Veel ondernemers lopen inkomsten mis omdat ze te laat facturen sturen of te weinig opvolging doen bij openstaande betalingen.
✅ Oplossing: Gebruik een facturatieprogramma zoals Moneybird of Exact en stel automatische herinneringen in. Maak het je klanten makkelijk door duidelijke betaaltermijnen en een handige betaalmethode aan te bieden.
3. Overvolle inbox en slechte communicatie
E-mails blijven onbeantwoord liggen of raken ondergesneeuwd tussen nieuwsbrieven en reclame. Dit kan leiden tot gemiste kansen en ontevreden klanten.
✅ Oplossing: Werk met een inbox-zero strategie: archiveer, plan of handel e-mails direct af.
4. Gebrek aan tijdmanagement
Te veel tijd besteden aan kleine taken kan ervoor zorgen dat je niet toekomt aan de echte groei van je bedrijf.
✅ Oplossing: Gebruik een planner of tool zoals Notion of Trello om taken te prioriteren en beter te structureren. Plan vaste tijdsblokken in voor administratie en bewaak je agenda.
5. Te veel handmatig werk zonder automatisering
Veel ondernemers doen nog steeds alles handmatig, terwijl veel taken eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden.
✅ Oplossing: Automatiseer repetitieve taken met tools zoals Zapier, Calendly of een CRM-systeem. Denk aan automatische e-mailantwoorden, planningstools of automatische betalingen.
Administratieve fouten lijken misschien klein, maar kunnen grote gevolgen hebben voor je efficiëntie en winstgevendheid. Door deze valkuilen te vermijden en te investeren in structuur en automatisering, bespaar je niet alleen tijd maar ook stress.
En als je hier hulp bij nodig hebt? Een Virtual Assistant kan je helpen deze processen te stroomlijnen, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is: de groei van je bedrijf.
Wil je meer tips ontvangen over efficiënt werken?
Volg ons op Instagram, schrijf je in op de nieuwsbrief of plan een vrijblijvende kennismaking in!
by Admin | feb 20, 2025 | Administratie
Als ondernemer komt er veel op je af. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor je producten of diensten, maar ook voor de administratie, klantenservice, social media en nog zoveel meer. Voor je het weet, ben je vooral bezig met randzaken in plaats van met het laten groeien van je bedrijf. Hier komt een Virtual Assistant (VA) om de hoek kijken: de ultieme ondersteuning om jouw onderneming efficiënter en succesvoller te maken.
Wat is een Virtual Assistant?
Een Virtual Assistant is een professionele ondersteuner die op afstand werkt en diverse taken uit handen neemt. Dit kan variëren van administratieve werkzaamheden en e-mailbeheer tot social media management en facturatie. De taken die een VA op zich neemt, worden volledig afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf.
Waarom zou je een VA inschakelen?
- Meer tijd voor je kernactiviteiten – Door administratieve en operationele taken uit te besteden, houd jij je handen vrij om je te focussen op strategie, klanten en groei.
- Efficiënter werken – Een VA heeft ervaring met diverse tools en technieken die processen optimaliseren, waardoor je bedrijf professioneler en gestructureerder wordt.
- Flexibiliteit en schaalbaarheid – Je schakelt een VA in op de momenten dat jij dat nodig hebt, zonder dat je vastzit aan een fulltime werknemer.
- Kostenbesparing – Een VA is vaak voordeliger dan een vaste medewerker, omdat je alleen betaalt voor de gewerkte uren en geen extra kosten hebt zoals sociale lasten of werkplekinrichting.
- Minder stress, meer balans – Door taken uit te besteden, creëer je rust en overzicht, wat bijdraagt aan een betere werk-privébalans.
Welke taken kan een VA uit handen nemen?
De mogelijkheden zijn eindeloos, maar een aantal voorbeelden zijn:
- Beheer van e-mails en agenda’s
- Facturatie en opvolging van betalingen
- Structureren van documenten en administratie
- Klantenservice en communicatie
- Ondersteuning bij marketing en lanceringen
Een Virtual Assistant is dus geen luxe, maar een slimme investering in de groei van jouw bedrijf. Door taken uit te besteden, werk je efficiënter, bespaar je tijd en verlaag je je stressniveau.
Wil je ontdekken wat een VA voor jou kan betekenen?
Laten we kennismaken!
Wil je wekelijks handige tips ontvangen over efficiënter werken en administratie?
Volg Swift assist op Instagram en schrijf je in voor de nieuwsbrief!
